Utiliser #Zoom, #Skype, #Webex ou autre pour délivrer ses formations en mode virtuel, c'est une chose... bien le faire en est une autre !
Le confinement a réussi à faire ce qu'aucun Chief Digital Officer n'est parvenu à réaliser ces dernières années: la digitalisation complète en quelques jours des modes d'interaction en entreprise. 💪🏻 Et le domaine de la formation n'a pas échappé à la règle, avec des centaines de formateur.trices contraints d'adapter leur contenu en mode digital du jour au lendemain.
J'ai donc été pas mal sollicitée ces dernières semaines pour coacher rapidement des formateur.trices de mon réseau afin que leur transition digitale s'opère en douceur. Je vous partage les 6 conseils précieux que je leur ai donnés pour se lancer en #ClasseVirtuelle.
Conseil Précieux n°1 : Pensez I.N.T.E.R.A.C.T.I.V.I.T.E
Si les présentations descendantes, en mode expert qui déroule son powerpoint, sont à bannir de toute formation, c'est encore plus critique en mode virtuel ! En effet, entre vous et vos apprenants, il y a 2 écrans (le vôtre et le leur) et pas de contact visuel. Je ne vais pas vous mentir, l'environnement virtuel est plus aride. C'est donc à vous de maintenir vos apprenant.e.s engagé.e.s et motivé.e.s tout le long de votre formation, grâce à un maximum d'interactivité.
Pour cela, heureusement, les plateformes de visio-conférence sont fréquemment enrichies de fonctionnalités qu'il ne faut pas hésiter à exploiter à fond :
Usez et abusez du chat. Cela permet de gagner un temps précieux pour collecter de courtes réponses de tou.te.s vos participant.e.s en même temps. Le chat laisse aussi l'opportunité aux moins vocaux de s'exprimer.
Pensez aux icônes de feedback. Elles sont pratiques pour obtenir rapidement des réponses aux questions fermées (Ex: Oui: check vert ou pouce levé - Non: croix rouge ou pouce baissé)
Amusez vos participants avec le sondage (Polling en anglais). Cette fonctionnalité ludique, grandement appréciée des participant.e.s, permet de réaliser un quiz de connaissances ou encore sonder l'opinion de votre groupe.
Organisez des ateliers en petit nombre, comme en salle de classe grâce aux sous-groupes (Breakout Rooms en anglais).
Si vous utilisez une plateforme plus basique que Zoom : pas de panique... soyez créatifs ! Si vous utilisez la suite Google G Suite, vous pouvez en quelques secondes mettre en place un tableau blanc collaboratif avec un Google Slides ou un sondage avec un Google Form ! Vous pouvez aussi recourir à tout un tas d'outils collaboratifs qui ont fleuri ces dernières années pour rendre nos réunions et autres meetings plus sympas : Klaxoon, Mentimeter ou encore Wooclap. Il suffira juste de bien guider vos apprenant.e.s entre les différents outils le moment venu. Nous en parlerons un peu plus dans mon Conseil Précieux n°6.
Conseil Précieux n°2 : Faites court... ou prévoyez des pauses (pitié pour vos apprenant.e.s)
En mode virtuel, la fatigue, notamment visuelle, se fait plus vite sentir. Afin de ne pas faire de votre formation une session de torture pour vos apprenant.e.s, faites court ! Allégez votre contenu, en passant certains contenus en mode asynchrone (vidéo, infographie, fiche d'aide etc.), à visionner en dehors de la classe virtuelle. Si votre formation est supérieure à une demi-journée, prévoyez peut-être plusieurs sessions de classe virtuelle, si les disponibilités de vos apprenant.e.s vous le permettent.
Si vraiment vous ne parvenez pas à réduire, alors prévoyez des pauses (avez-vous remarqué l'icône de la tasse à café dans mon Conseil précieux n°1 ? ☕😎). L'idée est que les participant.e.s ne passent pas plus de 2h d'affilée derrière leur ordinateur. Ils vous en seront reconnaissants, croyez-moi !
"L'accompagnement d'Amandine de Savoirs Précieux m'a aidé à transformer la nécessité de passer aux classes virtuelles à cause du confinement en réelle opportunité. Deux heures au téléphone avec elle, richissimes en enseignements, m'ont suffi à voir les milliers de possibilités qu'offre ce format, et la qualité pédagogique qui peut y être atteinte. Depuis, j'applique chaque jour ses conseils, et je peux dire avec certitude que je continuerai à former à distance, bien après le confinement." Thibaut DERATHE, formateur des animateurs interculturels au sein de l'association SINGA.
Conseil Précieux n°3 : Occupez-vous de la technique d'abord, pour mieux l'oublier ensuite
Tout d'abord, assurez-vous de ne pas vous saborder avant même le début de votre formation. Entraînez-vous à manier la plateforme si vous ne la maîtrisez pas. Équipez-vous du matériel adéquat, avec au minimum un micro-casque correct, et testez-le. Si c'est possible: ayez un co-animateur avec vous qui pourra gérer les soucis techniques. Si vous êtes seul.e et disposez d'un ordinateur de back-up, gardez-le prêt à servir à côté de vous. Cela vous évitera d'être pris au dépourvu.
Ensuite, ne partez pas du principe que tous vos participant.e.s sont à l'aise avec les visio-conférences ou connaissent la plateforme que vous utilisez. Démarrez toujours votre première session par un petit "tour" de la plateforme, où vous expliquez les fonctionnalités principales que vous comptez utiliser. N'hésitez pas à rappeler où se trouve tel ou tel bouton. Soyez clairs et concrets, comme nous le verrons dans mon Conseil Précieux n°6.
Conseil Précieux n°4 : Coupez toutes les sources de distraction... j'ai dit: toutes !
Au démarrage de votre classe virtuelle, il est toujours bon, en plus du "tour" de la plateforme (cf. Conseil Précieux n°3), de rappeler au groupe les règles de vie en classe virtuelle. Il s'agit essentiellement de couper toutes les sources de distraction.
Tout d'abord, fermer sa boîte mail et mettre son téléphone en silencieux 📵, afin de ne pas être dérangé.e.s pendant la formation (valable pour vous aussi !).
Ensuite, demandez à ce que les micros soient coupés en dehors des prises de parole que vous aurez décidées (vous pouvez les contrôler vous-mêmes également).
Idem pour les webcams: ne les garder allumées qu'au début pour que tout le monde se voit et éventuellement quand quelqu'un prend la parole plus de 30 secondes. Sinon, ça peut être source de distraction. Si vous utilisez un support de présentation, de même, afficher votre trombine n'est pas indispensable ! N'oubliez pas que la vidéo consomme énormément de bande passante. Vous éviterez donc les bugs techniques, notamment si vous êtes nombreux. Et la Planète vous en remerciera ! 🌍🙏🏻
"Grâce à l'aide d'Amandine de Savoirs Précieux, j’ai été en mesure de concevoir et d’animer une journée sur Zoom à 40 personnes en utilisant tout le potentiel interactif de la plateforme. Sa juste perception de mon niveau lui a permis de se concentrer sur ce que je voulais faire. En 30 min, elle m’a donné des recommandations ultra efficaces sur les choses à faire et ne pas faire. Les participants sont sortis de notre session "ressourcés" (!) et étonnés de la qualité et la profondeur des interactions que l’on pouvait avoir à distance." Marie-Pierre DEQUIER, co-fondatrice de CollectivZ et pionnière au sein du projet APP'EE (Apprendre Ensemble)
Conseil Précieux n°5 : Créez un esprit de groupe : soignez vos débuts et fins de session
Une des appréhensions principales des formateur.trice.s, et notamment dans le domaine des soft skills, est de ne pas réussir à insuffler un esprit de groupe. Avec chaque participant.e connecté.e dans son coin, ça se comprend ! Les webcams, si utilisées avec parcimonie et à bon escient (cf. Conseil Précieux n°4), sont d'une grande aide pour contrer le sentiment d'isolement.
Par ailleurs, il ne faut pas hésiter à transférer ou adapter vos activités de début et fin de session (inclusions, ice-breakers) au mode virtuel. Par exemple, démarrez en organisant une petite météo interne ☀️🌧️🌪️🌈, en faisant choisir la photo d'un personnage célèbre auquel les participant.e.s s'identifient ou encore en créant un nuage de mot avec un outil dédié. Votre imagination est la seule limite !
Conseil Précieux n°6: Soyez explicites !
Comme je le disais précédemment, en classe virtuelle, nous perdons le contact visuel, le fameux "eye contact", même avec les webcams allumées. Souvent, les micros sont coupés (cf Conseil Précieux n°4). Il faut donc être extrêmement clair.e et explicite dans vos instructions. Sous peine de vous exposer à l'inconfort d'un blanc énorme car vos apprenant.e.s n'auront tout simplement pas compris à qui s'adressait votre consigne et comment ils.elles devaient y répondre. Quelques exemples :
Oubliez les "Qui veut commencer ?", lancés dans le vide et demandez plutôt aux participant.e.s d'utiliser le bouton "Main levée" ✋🏻 quand ils.elles. souhaitent se lancer.
Si vous faîtes apparaître un sondage en haut à gauche de l'écran, expliquez-le.
Si vous voulez que les participant.e.s vous répondent en utilisant le chat, dîtes-le.
Vous l'aurez compris: n'ayez pas peur d'en faire trop, verbalisez un maximum, afin de rendre l'expérience apprenant.e la plus fluide possible.
Les copies d'écran de cet article viennent de la plateforme #Zoom, à laquelle les organisations ont eu recours en masse ces dernières semaines. Classée parmi les leaders de solutions de meeting virtuels dans le rapport Gartner de 2019, au même titre que #Skype et #Webex, c'est une des grandes gagnantes de la digitalisation des échanges professionnels (en dépit de brèches de sécurité préoccupantes... espérons que leurs équipes améliorent cela rapidement...).
N'oubliez pas: plus que la plateforme, ce qui fera la qualité de votre formation c'est votre préparation, votre créativité et votre pédagogie ! Donc détendez-vous, tout va bien se passer ! 🧘
Retrouvez-moi:
en classe virtuelle dans le nouveau module de formation d'Edeni "Vers une éco-parentalité responsable"
📧 Contactez-moi pour un coaching personnalisé : amandine@savoirsprecieux.com